Typografia ja fontit

Tekstinkäsittely teoriassa

Tutustutaan tekstinkäsittelyn teoriassa tekstin luettavuuteen liittyviä asioita ja kuinka voidaan vaikuttaa oman asiakirjan ulkoiseen luettavuuteen valitsemalla käyttöön luettavuudeltaan hyvän fontin. Tutkitaan myös hieman asiakirjastandardiin, joka on luotu yhtenäistämään virallisten asiakirjojen muotoa. Opitaan myös tekstinkäsittelyohjelmien keskeisistä termeistä.

Fontit ja typografia – luovaa mutta luettavaa

Typografialla pyritään tyylikkyyteen ja helposti luettavaan tekstiin. Tekstinkäsittelyohjelmissa (kuten Microsoft Word tai Google Docs) törmäät usein termeihin fontti (kirjasin), fonttiperhe ja fonttityyppi. Näiden eron ymmärtäminen auttaa sinua valitsemaan oikean ulkoasun asiakirjoihisi ja varmistamaan niiden luettavuuden. Käytämmekö pääteviivallista vai päätteetöntä fonttia? Kuinka paljon otsikoiden ja leipätekstin fontit eroavat toisistaan vai käytetäänkö ehkä samaa fonttia molemmissa? Mitä hyötyä on asiakirjastandardista ja mikä se on? Usein typografia on taiteilua luettavuuden ja luovuuden välillä. Pyritään luomaan näyttävä ja omaperäinen kokonaisuus kuitenkaan menettämättä sisällön luettavuutta.

Fonttiperhe (Typeface) eli fontti

Fonttiperhe (tai usein lyhyesti vain fontti) on kokoelma kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä, joilla on yhtenäinen ulkoasu ja tyyli. Fonttiperhe on se suunnittelunimi, jonka valitset ohjelman valikosta.

Esimerkkejä fonttiperheistä: Times New Roman, Arial, Georgia, Calibri, Courier New.

Fonttiperheet luokitellaan

Fonteilla on ominaisuuksia

Fontille voidaan asettaa ominaisuuksia, kuten:

1. Paino (ammattikielellä ”leikkaus”): Kuvaa kirjasimen ”kehon” muotojen paksuutta:
   • Normaali (Regular tai numeraalisesti web-suunnittelussa 400)
   • Lihavoitu (Bold tai websuunnittelussa käytetty 700)
   • Laajemmat fonttiperheet (verkkofontit) voivat sisältää maksimissaan 9 eri fonttikokoa: 100 (thin), 200 (Extra Light), 300 (Light), 400 (Regular), 500 (Medium), 600 (Semi Bold), 700 (Bold), 800 (Extra Bold) ja 900 (Heavy)
2. Tyyli (Style): Kuvaa kirjaimen muotoa, joista yleisimpiä ovat:
   • Normaali
   • Kursivoitu (Italic): Käytetään tyylikeinona tai lainauksissa
   • SUURAAKKOSET (All Caps): Ei suositella käytettäväksi kuin erityistapauksissa. HUUTAMISTA!

Fontit ja fonttien asentaminen Windows 11

Windows käyttöjärjestelmä sisältää runsain pitoin fontteja mutta pidemmälle edetessä saattaa kaivata jotain omaperäisempää. Olemassa olevien fonttien lisäksi käyttöjärjestelmään voidaan asentaa lisää fontteja ja ne ovat kaiken lisäksi ilmaisia. Täytyy vain tietää mistä löytää ja kuinka niitä asennetaan. Seuraava ohje on niille kurssilaisille, jotka käyttävät omaa tietokonetta sillä julkisesti käytössä olevat tietokoneet on tavallisesti asetettu niin, että fonttien ja ohjelmistojen asentaminen ei onnistu.

Google Fonts – 1900 fonttia tarjolla

Google Fonts on yksi käytetyimmistä fonttikirjastoista, joka tarjoaa nyt vuonna 2026 miltei 2000 fonttia lukuisine leikkauksineen (lihavoitu, italic jne.). Siirry sivustolle ja tutki sivuston toimintoja.

Tarjolla on mahdollisuus kirjoittaa jotain tekstiä (type something) ja näin nähdä suoraan miltä oma tekstikappale näyttää milläkin fontilla kirjoitettuna.

Tuloksia voidaan myös rajata erilaisin parametrein, joista hyödyllisimpiä ovat:

• Feeling ja Appearance: Minkä luonteinen fontin ulkonäkö on
• Calligraphy, Serif, Sans Serif: FOnttityypit ja niiden alavalintoina fontin geometrisiä muotoja
• Technology: Teknologisvaikutteisia fonttityylejä
• Seasonal: Erilaisiin juhla-aikoihin, kuten jouluaiheisia fontteja

Alimpana kaikista on vielä mahdollisuus rajata fontteja sen mukaan kuinka minta leikkausta fontista on tarjolla. Suurimmillaan fontista voi olla jopa 18 erilaista leikkausta (vahvuutta ja tyyliä, kuten lihavoitu ja italic).

Asennetaan uusi fontti

Siirry Google Fonts palveluun ja ladataan jokin uusi fontti ja asennetaan se käyttöön omalla tietokoneella. Voit myös katsoa oheisen havainnevideon toimenpiteestä.

Harjoituksen kulku:

1. Etsi fontti: Käytä Google Fonts -palvelun hakupalkkia ja kirjoita hakusanaksi Playfair Display
2. Lisää fontti latauskoriin: Klikkaa fonttia hakutuloksista ja klikkaa avautuvalta sivulta Get Font-painiketta.
3. Lataa fontti: Klikkaa avautuvalta sivulta Download all -painiketta. Fontti latautuu tietokoneelle purettavana .zip-tiedostona.
4. Avaa ladatut tiedostot resurssienhallinnassa: Klikkaa selaimessa oikeassa yläkulmassa olevaa lataukset-painiketta ja avautuvasta valikosta kansion kuvaa, joka avaa Resurssienhallinta -ikkunan.
5. Pura pakattu tiedosto: Pura pakattu tiedosto, klikkaamalla Pura kaikki -painiketta resurssienhallinnassa ja avaa sisältö uuteen ikkunaan (Näytä lopuksi puretut tiedostot).
6. Avaa fonttitiedostojen kansio: Asennettavat fonttitiedostot sijaitsevat static -nimisessä kansiossa, joka pitäisi olla näkyvissä resurssienhallinnassa.
7. Asenna fontit: Klikkaa Windowsin hakupalkki tehtäväpalkissa ja kirjoita kenttään Fontit. Klikkaa Fontit valinta auki ja asenna ladatut fontit klikkaamalla painiketta Selaa ja Asenna fontteja, joka avaa resurssienhallinnan. Nagidoi kohteeseen Ladatut tiedostot/Playfair_display/static. Valitse kaikki fonttitiedostot ja klikkaa Fonttien valitseminen- painiketta.

Fonttien latauksessa voidaan myös raahata fontit resurssienhallinnan ikkunasta Fontit -asetusikkunan päälle, jolloin ne asentuvat tietokoneelle.

Kun olet asentanut fontit, testaa löytykö asennettu fontti tietokoneesta esimerkiksi Word-tekstinkäsittelyohjelmalla.

Tekstinkäsittelyn ja typografian sanastoa

• Marginaali (reunukset): Marginaali on tekstiasiakirjassa, sen ulkoreunoihin asetettava tyhjä tila.
• Otsikko: Otsikot ovat asiakirjan otsikoita ja ne jaotellaan useasti puheessa pääotsikoksi ja alaotsikoiksi. Otsikkoa seuraa tavallisesti leipätekstiä.
• Leipäteksti: Leipäteksti on tekstin sisällön tekstimassaa, joka sisältää tekstikappaleita.
• Tekstikappale: Tekstikappaleet koostuvat lauseista.
• Välistys: Välistyksellä asetetaan tekstikappaleiden välinen tyhjä tila. Usein leipätekstissä kannattaa asettaa kappaleiden väliin pieni tila sillä se selkeyttää tekstiä ja helpottaa lukemista. Tyhjä tila on lukijalle ikäänkuin lupa hengähtää tovi tekstin lukemisessa. Se myös jäsentää tekstiä. Merkeille (kirjaimet, numerot ja erikoismerkit) voidaan myös asettaa välistys, joka harventaa tai tiivistää tekstiä. Harventamalla tai tiivistämällä tekstiä voidaan myös vaikuttaa tekstin luettavuuteen.
• Ingressi: Ingressi on ikäänkuin johdatus dokumentin sisältöön ja sen fontin muotoilu poikkeaa tavallisesti leipätekstin muotoilusta. Ingressi on tavallisesti pääotsikon jälkeen oleva muutamasta lauseesta koostuva tekstikappale. Teksti tulisi mahduttaa yhteen tekstikappaleeseen.
• Tyylit: Tekstinkäsittelyohjelmassa voidaan asettaa eri tekstilajeille (otsikot, leipäteksti, ingressi) määrätty tyyli. Tyylejä käyttämällä voidaan vaikuttaa tietyn tekstilajin muotoiluun koko asiakirjan laajuudessa. Esimerkiksi alaotsikon tyyli vaikuttaa kaikkiin asiakirjan otsikoihin ja niistä tulee yhdenmukaiset toisiensa kanssa. Yhdenmukaisuus taas tuo aina selkeyttä asiakirjan ulkoasuun.
• Serif: Serif on pääteviivallinen fonttityyppi, jossa kirjaimien päätteissä on viivat. Seriffin sanotaan helpottavan lukemista sillä ihmissilmä pyrkii seuraamaan vaakaviivaa ja näin ollen lukeminen pysyy rivillä paremmin. Serif fonttityyppiä käytetään laajalti kirjallisuudessa ja lehtipainossa.
• Sans-Serif (groteski): Kuka ampui Seriffin? Pääteviivaton fonttityyppi, jossa ei ole kirjaimien päätteissä viivoja. Sans-serif fonttityypin fontteja suositaan verkkojulkaisussa sillä se soveltuu paremmin näyttölaitteilta luettavaan sisältöön, kuin Serif-fontti.
• Riviväli (rivikorkeus): Riviväli on tekstirivin korkeus, jolla voidaan vaikuttaa olennaisesti luettavuuteen. Jos riviväli on liian pieni tekstistä tulee vaikeasti seurattavaa kun katse eksyy helposti väärälle riville.
• Sarkain: Sarkaimet ovat asiakirjassa merkkejä, joissa kursori siirtyy painettaessa-näppäintä.
• Suuraakkoset: Suuraakkosilla kirjoitettua tekstiä ei suositella käytetäväksi, kuin erityistapauksessa sillä se mielletään huutamiseksi. SUURAAKKOSILLA KIRJOITETUSSA TEKSTISSÄ KAIKKI KIRJAIMET OVAT ISOJA.
• Kursivoitu (italic): Kursivoidun tekstin kirjaimet ovat hieman vinossa oikealle. Kursivoitua tekstiä käytetään esimerkiksi tekstilainauksissa heittömerkkien sijaan tai kuvateksteissä. Sitä voidaan toki käyttää myös tehokeinona erottamaan teksti muusta tekstistä.

Mikä on asiakirjastandardi?

Asiakirjastandardi SFS 2487 määrittelee, miten viralliset asiakirjat Suomessa laaditaan. Se ohjaa asiakirjan rakennetta, ulkoasua ja sisältöä, jotta viestintä olisi selkeää, yhdenmukaista ja saavutettavaa. Erilaisissa virastoissa ja muissa paikoissa, joissa käsitellään paljon asiakirjoja yhtenäisyydellä on huomattava merkitys työskentelyn sujuvuuteen. Suomalaisia standardeja ylläpitää Suomen Standardisoimisliitto.

Vanhasta uudistettuun – 2007 → 2024

Vuoden 2007 versio perustui paperikeskeiseen malliin, jossa asiakirjan rakenne oli kiinteä ja visuaalisesti tiivis. Vuoden 2024 uudistus siirtyi digitaaliseen aikaan ja sen rakennettaa on väljennetty tiivistämisen sijaan, jotta asiakirjan ulkoasu on luettavampi.

Fontin Valinta: Turvallisuus ja Luettavuus

Standardien mukaan valitun fontin tulee olla neutraali, luotettava ja hyvin luettava. Fontin tarkoituksena ei ole herättää huomiota, vaan välittää tietoa tehokkaasti. Suomalaisissa kirjoituksissa tulee aina muistaa käyttää fonttia, joka sisältää myös kirjaimet (å, ä ja ö). Kaikki standardissa suositellut kirjasimet sisältävät ne.

Fonttikoko ja hierarkia

Fonttikoon valinta ja sopusuhtaisuus eri tekstielementtien (leipäteksti, otsikot jne.) välillä vaikuttavat merkittävästi luettavuuteen ja asiakirjan yleiseen ulkoasuun.

1. Leipäteksti
   • Suositus: 12 pistettä (pt): Useimmiten käytetään 11 pt tai 12 pt riippuen fonttivalinnasta. Pienempiä kokoja (10 pt) voidaan käyttää lähinnä liitteissä tai teknisissä asiakirjoissa.
   • Yhtenäisyys: Fonttikoko on yhtenäinen koko asiakirjassa, poislukien otsikot.
2. Otsikot
   • Otsikoiden koon tulee olla selvästi leipätekstiä suurempi (esim. 14–16 pt) ja usein lihavoitu.
   • Asiakirjastandardissa käytetään vain yhtä fonttia läpi koko asiakirjan. Esimerkiksi Times New Roman ja Arial fontteista valitaan toinen ja käytetään sitä sekä otsikoissa että leipätekstissä ja kaikissa muissakin tekstielementeissä.

Tekstin korostukset ja tyylitttely

Erityisesti standardien mukaisissa virallisissa asiakirjoissa korostuksia ja tyylimuutoksia käytetään säästeliäästi ja vain merkityksellisissä paikoissa:

1. Lihavointi (Bold)
   • Tärkeät käsitteet leipätekstissä
   • Ylätunnisteen oma nimi (jollei logo) sekä asiakirjan nimi
   • Vältä: Erityisen pitkien tekstiosien lihavointi.
2. Kursivointi (Italic)
   • Lainaukset, vieraskieliset sanat, kirjan tai lehden nimet.
   • Vältä: Kokonaisten kappaleiden kursivointi.
3. Alleviivaus
   • Alleviivausta ei suositella sillä se muistuttaa verkkolinkkiä
   • Käytä alleviivauksen sijaan lihavointia (Bold)
4. SUURAAKKOSET (AllCaps)
   • Suuraakkosia EI KÄYTETÄ virallisissa asiakirjoissa tehokeinona otsikoissa tai leipätekstissä sillä se muistuttaa HUUTAMISTA.
   • Käytä SUURAAKKOSTEN sijaan lihavointia (Bold)
   • Vanhentunut tapa oli kirjoittaa osoitteessa postitoimipaikka suuraakkosilla. Nykyään vakiintunut tapa on käyttää normaalia kirjoitusasua.

Riviväli (Line Spacing)

Vaikka teknisesti riviväli ei ole fontin ominaisuus, se on olennainen osa typografiaa ja standardien mukaista luettavuutta. Vuoden 2025 standardissa on väljennetty riviväliä luettavuuden parantamiseksi. Vuoden 2007 standardissa rivivälisuositus oli 1,0-1,5 mutta 2024 suositus on 1,15 tai 1,5.

Vanhentuneet käytännöt

Suuraakkosten (kuten KAIKKI NÄMÄ SANAT) käyttöä otsikoissa, kappaleissa tai korostuksissa ei pääsääntöisesti suositella typografiassa eikä nykyaikaisissa standardeissa.

• Heikko luettavuus: Suuraakkosilla kirjoitettu teksti heikentää luettavuutta, koska kaikki merkit ovat samankorkuisia. Silmä ei pysty tunnistamaan sanaa sen yleisen muodon perusteella yhtä nopeasti kuin pienaakkosin kirjoitetussa tekstissä.
• Vanhentunut käytäntö: Suuraakkosten käyttö otsikoissa on usein perua vanhemmista kirjoituskonetyyleistä tai teknisistä rajoitteista.
• Vahva ääni: Digitaalisessa viestinnässä suuraakkoset tulkitaan usein HUUTAMISEKSI.
• Vaihtoehto: Vaihtoehtoiseksi tehokeinoksi suositellaan suuraakkosten sijaan lihavointia (Bold).

Postitoimipaikka, puhelinnumerot ja päivämäärät

• Postitoimipaikat: Kirjoitusasuksi kirjekuoriin tai asiakirjoihin suositellaan nykyään tehtäväksi normaalilla kirjasinluvulla (esim. 00100 Helsinki), vaikka vanha käytäntö suosi suuraakkosia (00100 HELSINKI).
• Puhelinnumerot (Kotimainen kirjoitusasu): Puhelinnumerot tulee ryhmitellä luettavuuden parantamiseksi (09 123 4567). Ryhmittely tehdään välilyönneillä. Väliviivoja tai sulkuja ei käytetä. Kansainvälinen maatunnus erotetaan muusta numerosta välilyönnillä (+358 9 123 4567).
• Päivämäärät: Päivämäärien kirjoitusasu noudattaa SFS-standardeja. Piste erottaa päivän, kuukauden ja vuoden, ja perässä on välilyönti. Päivämäärän päivän tai kuukauden numeron edessä olevaa nollaa ei kirjoiteta esim. oikein: 5.11.2025 (väärin: 05.11.2025 tai 5/11/2025)
• Sivunumerointi: Asiakirjassa käytetään sivunumerointia, jos asiakirja on usean sivun mittainen. Suomessa sivunumeroinnin tyylinä on sivunumero, välilyönti ja sulkeissa sivujen määrä. Esim. 1 (2)

Marginaalit ja sarkaimet – asiakirjan vakioasettelu

Asiakirjan vakioasettelulla varmistetaan, että kaikki tiedot löytyvät niille varatuista paikoista ja että asiakirja on helppo käsitellä ja arkistoida. Erityisesti arkistoinnin kannalta oleellisinta ovat dokumentin marginaalit. Sarkaimet sen sijaan selkeyttävät asiakirjan ulkoasua, kun tiedot kohdistuvat symmetrisesti läpi asiakirjan.

Marginaalit (MS Word Reunukset)

Marginaalit määritellään A4-kokoiselle paperille (210 x 297 mm) ja ne ovat kriittisiä tulostettavuuden ja arkistoinnin kannalta.

Asiakirjastandardissa tekstidokumentin reunoilla olevat tyhjät tilat on määritelty seuraavasti:

• Vasen reuna 2cm: Varattu sidontaan, niittaukseen tai arkistointiin.
• Yläreuna 1cm: Jos käytetään ylätunnistetta, tulee myös ylätunnisteen asetuksiin määrittää etäisyys yläreunasta 1cm.
• Alareuna 1cm: Alatunnistetta käytettäessä on varmistettava, että alatunnisteen etäisyys alareunasta on myös 1cm.
• Oikea reuna 1cm: Antaa tekstille tarpeeksi tilaa. Tätä asetusta voidaan sopeuttaa dokumentissa.

Sarkaimet

Sarkainten käyttö asiakirjan asettelussa mahdollistaa tietojen, kuten päivämäärien tai numeroiden, tarkan kohdistamisen. Vakioasettelun sarakkeet perustuvat siihen, että sarakkeiden leveys on 2,3cm. Vanhassa 2007-vuoden standardissa sarkaimien asettaminen oli käytännössä välttämättömyys. Uudessa 2025-vuoden standardissa sen sijaan rakenne on yksinkertaistettu ja useat asemoinnit voidaan toteuttaa tekstikappaleen sisennyksellä huomattavasti yksinkertaisemmin. Sisennyksen käyttäminen vaatii toki, että käytetään tyylejä dokumentin luomisessa.

Sarkainpaikkoja laskiessa huomaat, että 2,3cm ei ole tarkasti jaollinen dokumentin sisällön leveyteen (A4 210mm miinus marginaalit 30mm = 180mm). Sarkainväli ei ole standardissa absoluuttinen välttämättömyys, vaan sovitetaan marginaaleihin ja sisältöön. Tärkeimpiä kohtia sarkaimissa on 9,2cm, jonka kohdalla tulee olla asiakirjan metatiedot. Sivunumerointi tasataan oikealle ylätunnisteessa tai käytetään oikealle tasaavaa sarkainta kohdassa 18cm.

Tavallisimpia asiakirjoja

Millaisissa asiakirjoissa voidaan hyödyntää asiakirjastandardia? Kun laadit virallisen asiakirjan, standardin ymmärtämisestä on todella hyötyä sillä se helpottaa selkeän asiakirjan luomista. Myös muissa, ei niin virallisissa, tekstidokumenteissa voit hyödyntää asiakirja-asettelun muotoiluja osittain. Seuraavassa esimerkkejä millaisissa dokumenteissa asiakirjastandardin hyödyntäminen on järkevää.

Kokouspöytäkirjassa tuodaan esille kokouksessa esiin tulleet asiat, päätetyt asiat ja mahdolliset äänestykset. Kokouspöytäkirjoja laaditaan esimerkiksi yhdistyksien ja yritysten hallituksen kokouksissa.

Kokousmuistio koostuu kokouksessa tehdyistä tärkeistä päätöksistä, sekä avoinna olevista tehtävistä. Kokousmemo dokumentoi kokouksen tärkeän sisällön järjestelmällisesti. Se on hyvä muistinvirkistys osallistujille tai kokouksen läpikäynti kollegoille, jotka eivät päässeet paikan päälle.

Valtuutus eli valtakirja: Jos on itse estynyt hoitamasta asioitaan esimerkiksi sairastumisen, työn tai lomamatkan takia, voi toisen henkilön valtuuttaa hoitamaan niitä. Oikeus asioiden hoitoon luovutetaan kirjoittamalla valtakirja.

Yksilöidyssä valtakirjassa määritellään, kuka valtuutetaan tekemään mitä. Valtakirjaan vaaditaan kahden todistajan allekirjoitukset.

Muita dokumentteja: Tarjouspyyntö, tarjous, tiedotteet, kannanotot, lausunnot, selvitykset (kuolinpesä), sopimukset, projektisuunnitelmat, opetussuunnitelmat, tutkimusraportit, jne.